Denkanstöße zur Digitalisierung

Denkanstöße zur Digitalisierung

smarter-buchen.de hilft Unternehmern ihre Finanz- und Lohnbuchhaltung zu modernisieren.

 

So modern wie viele Betriebe auch wirtschaften, in der Buchhaltung haben sich Arbeitsweisen aus der Zeit der Lohntüte erhalten. Das hält auf. Die Steuerberater Frank Hahn und Florian Gößmann-Schmitt wollen nicht nur zeigen, wie man mit einer digitalisierten Buchhaltung Tempo aufnehmen, sondern auch wie man sich diese Modernisierung fördern lassen kann.

 

„Bislang war die Information an Papier gebunden und wer es hatte, konnte damit arbeiten – alle anderen nicht. Dieses Grunddilemma können wir dank Technologie hinter uns lassen“, so bringt Frank Hahn das Potenzial der Digitalisierung auf den Punkt. Das kann nicht nur die Buchhaltung beflügeln, sondern auch angrenzende Prozesse wie Lohnabrechnung, Auftragsverwaltung oder Warenwirtschaft. Doch wo anfangen?

 

Ein neues Internetangebot der beiden Steuerberater soll Unternehmern helfen, ihren individuellen Startpunkt zu finden: Auf smarter-buchen.de können Nutzer mit einem Selbsttest den Punkt ihrer Verwaltung identifizieren, der am meisten von einer Digitalisierung profitieren kann. Die Internetseite gibt Denkanstöße für eine Modernisierung betrieblicher Abläufe.

 

„Für viele ist die Buchhaltung der Einstieg in ein digitales Arbeiten über Abteilungs- und Unternehmensgrenzen hinweg“, sagt Florian Gößmann-Schmitt. Das Prinzip dabei: Rechnungen und Belege werden – wenn nötig per Scanner digitalisiert und – elektronisch abgelegt, Unternehmer wie Steuerberater können abgesichert darauf zugreifen. Postwege und Wartezeiten entfallen. „Die Mandanten wundern sich, wie schnell dann die Belege verbucht sind“, sagt Gößmann-Schmitt. Denn es bleibt nicht beim bloßen Speichern: Texterkennung und lernende Systeme erleichtern die Weiterverarbeitung. „Das steigert auch den Informationsgehalt der Buchhaltung, denn die Ergebnisse spiegeln den aktuellen Unternehmensstand wider, nicht den von vor acht Wochen. Und per App lassen sich wichtige Kennzahlen schick aufbereitet, jederzeit und überall einsehen.”

 

„Andere drückt in der Lohnbuchhaltung der Schuh“, sagt Frank Hahn. Auch hier spielen eine gemeinsame Datenablage und Datenzugriff die Tempovorteile aus: Arbeitszeiten und Überstunden, Krankheitsmeldungen und weitere Informationen an die Sozialversicherungsträger werden direkt in das System eingetragen und nahtlos weiterverarbeitet. Zusätzlich kann das System so geöffnet werden, dass die Arbeitnehmer über einen gesicherten Zugang ihre Lohnabrechnungen herunterladen können. „Sie können heute problemlos die gesamte Personalakte digital anlegen, Arbeitsverträge und andere relevante Dokumente sicher und jederzeit im Zugriff halten“, sagt Hahn. „Eine Suche in Personalunterlagen bedeutet dann Eingabe in ein Suchfeld und nicht mehr den Gang ins Archiv. Und das Porto für den Versand der Lohnabrechnungen können Sie sich dann auch sparen.“

 

„Wir schreiben unseren Mandanten nicht vor, was sie zu nutzen haben, sondern finden mit ihnen den Weg, das Beste aus ihren Möglichkeiten herauszuholen“, sagt Gößmann-Schmitt. In vielen Betrieben wird zum Beispiel spezielle Branchensoftware eingesetzt, die der Einzelhändlerin oder dem Spediteur das Wirtschaften erleichtern soll – etwa Warenwirtschaftssysteme oder Auftragsverwaltungen. „Diese Software hat oft eine Schnittstelle für die Weitergabe buchhalterisch relevanter Informationen. Wir helfen den Unternehmern dabei, diese zu nutzen und mit den anderen Systemen – des Unternehmens oder seiner Dienstleister – zu verknüpfen.“ Dabei ist immer das Ziel: doppelte Informationserfassung per Hand vermeiden, Daten nutzbar machen und dabei sicher halten.

 

Solch eine Umstellung kann Abläufe im Unternehmen umwälzen. „Allein mit der Anschaffung eines Scanners ist es nicht getan“, sagt Gößmann-Schmitt. „Fast alle Unternehmensbereiche sind von der Digitalisierung berührt: Hard- und Software muss ausgewählt, Zugriffsrechte müssen vergeben und Datenschutzvorgaben eingehalten werden.“ Die gute Nachricht: Das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA), Industrie und Handelskammern und die Wirtschaftsministerien fördert solche Organisationsberatungen bis zu 75 Prozent der Kosten. Hahn und Gößmann-Schmitt sind mit ihren Kanzleien Bafa-zertifiziert und können beim Beantragen von Fördermitteln unterstützen. Sie informieren und schulen auch andere Steuerberater zum Thema Digitalisierung.

 

Und auch das Finanzamt drängt: Getrieben von eigenen Personalnöten wird die Finanzverwaltung bei der Veranlagung und der Prüfung künftig verstärkt auf eine digitale Arbeitsweise umsteigen – und von den Unternehmen entsprechende Vorarbeit verlangen. Abzulesen ist das unter anderem in den bereits 2015 erlassenen GoBD – den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. Der Name ist lang, die Vorschriften umfangreich, aber für Frank Hahn und Florian Gößmann-Schmitt ist das Fazit klar: „Das Pendel schlägt klar Richtung Digitalisierung aus“, sagt Hahn. „Mit althergebrachten Abläufen und Papierarbeit sind die aktuellen Vorgaben der Finanzverwaltung nur einzuhalten, wenn Sie künftig mehr Geld und Zeit in die Verwaltung stecken wollen. Das kann nicht der Weg in die Zukunft sein.“ Und sein Kollege Gößmann-Schmitt ergänzt: „Bei der Digitalisierung muss der Nutzen für das Unternehmen immer im Vordergrund stehen und eine umsichtige Organisationsberatung kann das sicherstellen. Die praktische Umstellung wird auch schon mal anstrengend, aber genau darüber helfen wir den Unternehmern hinweg. Und nachher will keiner mehr zurück.“

Lesen Sie hier auch unser Interview
auf steuerkoepfe.de

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